En les empreses, és habitual la recopilació de dades de tot tipus, com a paràmetres de fabricació, quantitats fabricades, temps de processament, dades de qualitat de producte, productes comprats, salaris i la seva segmentació en diferents partides, operaris, vendes, clients, estocs, assajos de producte i un llarg etcètera impossible d’enumerar.
Els suports informàtics utilitzats per emmagatzemar aquesta informació també són diversos, com a fulles de dades d’Excel, SAP i uns altres ERP’s, CRM’s, Acces i dades emmagatzemades en pàgines web entre molts altres suports.
LA REALITAT ACTUAL
Habitualment, ens trobem en una mateixa empresa amb emmagatzematge de dades en diferents suports i molt freqüentment, dades duplicades o triplicades realitzades per diversos departaments per a diferents finalitats.
No és difícil imaginar la quantitat de temps i diners que suposa la introducció de tal quantitat de dades diària i el més important, processar i analitzar posteriorment la informació de tal manera que la seva anàlisi sigui eficaç i útil a l’hora de prendre qualsevol tipus de decisió estratègica.
Aquest processament no és tasca senzilla i en molts casos, implica dedicar periòdicament un temps que, difícilment és justificable i en cap cas aporta valor a l’esforç realitzat.
LA REALITAT FUTURA
Es fa, doncs, totalment imprescindible per a la presa de decisions estratègiques, la utilització d’una eina que processi automàticament les dades introduïdes en diversos suports i els presenti d’una manera fàcil d’interpretar i amb la capacitat de seleccionar d’una manera dinàmica quines dades es volen comparar, en quin període de temps i quin és el resultat que es desitja obtenir; presentant d’aquesta manera, diversos possibles escenaris d’anàlisis en funció de la manera en què se seleccionin les dades.
LA SOLUCIÓ
Microsoft ofereix des de no fa molt temps, una eina que compleix amb aquests requisits, ho fa de manera automàtica, sense modificar les dades originals i amb la facilitat d’ús que, qualsevol persona pot familiaritzar-se amb ell d’una manera molt ràpida i còmoda d’utilitzar. L’eina és, a més, totalment gratuïta i pot descarregar-se i instal·lar-se en qualsevol PC que tingui accés a les dades que s’utilitzin per a les anàlisis.
Imaginem quant temps pot estalviar-se en un procés d’anàlisi si volem avaluar, per exemple, els següents casos:
- Com evolucionen els rebutjos de la cadena de producció per codi de fabricació, tipus de defecte, període de dates i torn.
- Com es distribueixen els costos de personal segons el centre de costos, categoria professional, bons, plusos, etc.
- Quines són les principals accions que han de prendre’s per reduir els costos de producció en funció dels indicadors que l’empresa ha seleccionat com a claus per al seu seguiment.
- Com afectaran al compte de resultats i a la previsió de facturació del proper període de temps, les variacions en cost de personal, percentatge de defectes, volum de vendes, cost de matèries primeres i altres factors decisius en aquest escenari.
- Com estan evolucionant les vendes per client, tipus de producte, tipus de client, àrea comercial, venedor, etc., pel que fa al període anterior seleccionat (any, trimestre, mes, setmana…). Quant és l’acumulat l’any, com és la desviació pel que fa a l’objectiu marcat, com pot ser la previsió futura en funció de les dades reals.
EXEMPLE PRÀCTIC
Podeu experimentar sobre l’anàlisi de dades en aquest enllaç: